Cómo crear un índice en Microsoft Word y Google Docs (2023)

A la hora de leer un libro, es probable que este cuente con su propio índice. Esto, como su nombre indica, se localiza al inicio para que podamos conocer de un vistazo toda la estructura de este. Igualmente, si estamos escribiendo documentos que resulten muy extensos con mucho contenido, puede que también resulte interesante disponer de un registro que sirva de guía para poder encontrar de forma sencilla cualquier apartado. Si este es nuestro caso, hoy vamos a ver cómo podemos crear un listado de contenido, tanto con el popular Microsoft Word, como su mayor alternativa gratuita, Google Docs.

A la hora de utilizar un procesador de textos, la herramienta más utilizada a nivel mundial es Word, perteneciente al paquete ofimático Office de Microsoft. Sin embargo, al tratarse de una aplicación de pago, no es apta para todo tipo de usuarios. Como alternativa de carácter gratuito, es posible utilizar Google Docs que nos permitirá crear y editar documentos de forma online sin tener que desembolsar un euro.

Si desarrollando un documento extenso en nuestro procesador de textos favoritos, el uso de un índice puede resultar conveniente para los usuarios que sean los destinatarios de leerlos. Por lo general, los índices se muestran en la parte posterior de los libros. Estas útiles herramientas nos permiten buscar una palabra o frase para encontrar la página que hace referencia al tema del que trata.

Qué es y cuando usar un índice

Usar un índice de contenido es algo muy habitual a la hora de trabajar y redactar documentos muy extensos. Es habitual verlo tanto en libro como revistas, así como en informes o artículos académicos que tienen una longitud considerable, con decenas o cientos de páginas. Este registro se va a encargar de enumerar los términos y los temas de los que trata nuestro documento y las páginas donde estos aparecen.

Podemos utilizar un listado para ayudar al procesador de texto a buscar y localizar texto de forma más rápida, pasando a su contenido sin tener que buscar en el texto. De esta forma, el uso del indicador es considerablemente más rápido que tener que examinar todo el documento para encontrar los datos que buscamos. Si usamos un documento en Word, pulsando la tecla «Ctrl» y haciendo clic sobre uno de los títulos de la lista, accederemos al contenido este. Esto se hará con independencia del número de página en el que nos encontremos.

(Video) Como crear un índice automático en Documentos de Google - 2022

Si queremos crear un indicador en nuestro documento, podemos usar para ello tanto Microsoft Word como Google Docs.

Cómo crearlos con Word

Si tenemos la herramienta de Office instalado en nuestro ordenador, podemos realizar un indicador de todo el contenido de un documento de forma sencilla. Para ello será necesario marcar las entradas de índice, donde debemos especificar la entrada principal, la referencia cruzada en el documento para, por último, generarlo.

Una vez tenemos abierto el documento, para crear un índice debemos de marcar los elementos más destacados, seleccionándolos ya sea por frases, palabras sueltas o símbolo individual, para cualquier tema que abarque un rango de páginas o que haga referencia a otra entrada, como por ejemplo «Transporte. Ver coches».

Al seleccionar el texto y marcarlo como una entrada de índice, le estamos diciendo a Word que agregue una entrada especial que incluya la entrada principal que hemos marcado junto a otra información cruzada que queramos incluir. Una vez marcada todas las entradas, elegimos un diseño y Word las ordenará alfabéticamente, creará las referencias a sus números de página, quitará las entradas duplicadas de la misma página y lo mostrará en el documento.

Marca las entradas

A continuación, vamos a ver como marcar las palabras o frases de nuestro indicador. Aunque también podemos marcar las entradas de cualquier texto que se extienda por varias páginas. Una vez seleccionado el texto que vamos a usar como listado, pulsamos en la pestaña de «Referencias» y hacemos clic en «Marcar entrada» dentro del apartado de «Índice».

Cómo crear un índice en Microsoft Word y Google Docs (1)

Esto hará que se abra una nueva ventana denominada «Marcar entrada de índice», donde vamos a poder personalizarlo. Desde aquí también vamos a poder marcar las subentradas. Igualmente es posible agregar otros niveles de subentradas, para lo cual será necesario incluir un punto y coma en el campo de «Subentrada».

(Video) How to make a Table Of Content in Google Docs (4 min)

Cómo crear un índice en Microsoft Word y Google Docs (2)

También podemos crear referencia cruzada a otra entrada haciendo clic en «Referencia cruzada» dentro del apartado de «Opciones» y escribiendo el cuadro del texto de la otra entrada. Además, podemos aplicar formatos a los números de página que van a aparecer en el índice. Para ello marcamos la casilla de Negrita, o Cursiva, que encontramos dentro del apartado «Formato de los números de página».

Con el fin de sacar el máximo provecho a esta funcionalidad integrada en el editor Word de Microsoft, también debemos nosotros poner de nuestra parte. Con esto os queremos decir que nuestra creatividad e imaginación a la hora de crear estos índices afectará de forma positiva a la indexación del documento general. De ahí precisamente la importancia que tiene que conozcamos con detalle todo el documento DOCX para poder crear los correspondientes índices de la mejor manera posible. Además, si utilizamos la mencionada característica de referencias cruzadas, le daremos una funcionalidad mayor a este archivo de texto para cuando lo consulten otros usuarios.

De este modo, aquellos que no conozcan la estructura del documento y deseen consultar algún apartado en concreto, podrán hacerlo de manera rápida y sencilla sin tener que navegar por todas las páginas del mismo.

Por tanto, una vez hemos terminado en esta sección que os comentamos, hacemos clic en «Marcar», para que de esta forma se marquen las entradas. En el caso de que queramos marcar el texto en cualquier lugar en que aparezca en el documento, pulsamos sobre «Marcar todas».

Crear el índice en el documento

Una vez que ya tenemos marcas las entradas podemos crear nuestro indicador en el documento. Para ello, solo será necesario hacer clic sobre el lugar del documento donde deseamos agregar nuestra lista de títulos. Esto es algo que haremos pulsando sobre la pestaña de «Referencias», y dentro del apartado de «Índice», pulsaremos sobre «Insertar índice».

Cómo crear un índice en Microsoft Word y Google Docs (3)

(Video) Cómo crear un índice en Word con encabezados. También en Google Docs y Libre Office

Esto hará que nos aparezca una ventana desde donde podemos elegir el formato de las entradas de texto, así como los números de páginas, las pestañas y los caracteres de relleno. También podemos cambiar el aspecto del indicador desde las opciones que encontramos dentro del menú desplegable de Formatos. Aquí podemos seleccionar el «Estilo personal», «Clásico», «Sofisticado», «Moderno» o «Con viñetas». Podemos ver como el estilo de cada uno desde la «Vista previa» de la parte superior. Una vez terminado pulsamos en «Aceptar».

Cómo crear un índice en Microsoft Word y Google Docs (4)

Actualizar el índice

Pero claro, tal y como probablemente será habitual en la mayoría de los casos, el documento que hemos indexado en el pasado puede sufrir cambios. Con esto queremos decir que se puede dar el caso de que añadamos nuevos contenidos o eliminemos algunos de los ya existentes. Por tanto el índice que en su momento creamos acerca de este DOCX, ya no será el mismo.

Pues bien, llegados a este punto cabe mencionar que siempre tendremos la posibilidad de evitar el índice creado para adaptarlo al contenido actual del documento.Esto es precisamente lo que os vamos a mostrar a continuación para así mantener actualizados los índices que hayamos creado en algún momento sobre un archivo de Word.

Si con posterioridad a la creación del listado deseamos hacer algún cambio, debemos de actualizarlo. Para ello, pulsamos en la pestaña de «Referencia», y en el apartado de «Índice» tendremos habilitado la opción de «Actualizar».Podemos continuar marcando entradas adicionales después de crear su índice y simplemente actualizarlo.En este caso si editamos o eliminamos entradas, también deberá actualizar el índice.

Esto evidentemente nos será de mucha ayuda en el caso de que deseemos mejorar el índice actual en el caso del documento de texto se haya modificado. Además, seguro que aquellos que accedan a estos contenidos en el futuro nos lo van a agradecer, especialmente si el archivo con el que trabajamos es de gran tamaño.

Para ello debemos de hacer clic dentro del área de índice de nuestro documento y posteriormente pulsamos en el botónActualizar índiceen la barra de herramientas en lapestañaReferencias.Si el botón se encuentra atenuado, debemos asegurarnos de que el cursor esté dentro del índice.

(Video) Cómo crear un índice o tabla de contenidos en Google docs (WORD) | Curso Google Educador nivel 1

En el caso de que deseemos eliminar el índice por completo, seleccionamos todo el texto y pulsamos la tecla SUPR. Entonces es probable que necesitemos eliminar las entradas del índice, pues sino su uso se volverá un poco absurdo.

Crear una lista de títulos con Google Docs

Si somos de los que prefieren crear o editar nuestros documentos con una herramienta gratuita como Google Docs, debemos saber que también vamos a disponer de la posibilidad de crear índices. Para ello, lo primero que debemos hacer es subir el documento a nuestra cuenta de Google Drive. Esto es algo que podemos hacer directamente tanto desde nuestro Drive como desde Google Docs al que accedemos desde este enlace a su web principal. Para hacerlo directamente desde la herramienta de Documentos de Google, solo será necesario pulsar sobre el icono de la carpeta y posteriormente hacer clic en la opción de «Subir».

Cómo crear un índice en Microsoft Word y Google Docs (5)

Una vez hemos cargado el documento abierto en Documentos de Google, pasaremos añadir los encabezados que necesitemos para formar nuestro listado. Esto es algo que podemos hacer de forma rápida y sencilla, seleccionado el texto que queremos resaltar. Posteriormente pulsamos en la opción de «Formato» en su menú y posteriormente en «Estilo de párrafo» debemos de elegir el título que queramos.

Cómo crear un índice en Microsoft Word y Google Docs (6)

Una vez que tenemos marcado todos los títulos, para poder realizar el indicador sólo necesitamos hacer clic en ligar del documento donde lo queremos añadir. Posteriormente, pulsamos en el menú «Insertar» y seleccionamos «Índice». Ahora solos nos queda seleccionar el estilo que más nos interese y de forma automática se creará.

Cómo crear un índice en Microsoft Word y Google Docs (7)

(Video) Como crear índice en Google Docs

El indicador que hemos creado se encargará de contener todos los títulos de nuestro documento, por lo que lo podemos editar en cualquier momento. Para ello, abrimos el documento en Google Docs, añadimos un título y hacemos clic en el icono de «Actualizar». De igual forma podemos eliminarlo si ya no lo necesitamos, para lo cual hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos la opción de «Eliminar».

FAQs

Is Google Docs fully compatible with Microsoft Word? ›

You can edit, comment, and collaborate on Microsoft Office files using Google Drive, Docs, Sheets, and Slides in one of the following ways: Open, edit, and save Microsoft Office files in Google Drive. Convert Microsoft Office files to Google Docs, Sheets, or Slides.

Is Google Doc easier than Word? ›

User-friendly features make MS Word the most preferred processor for most people in educational areas. On the other hand, Google Docs is preferred by tech-savvy users who enjoy working online and require access to their documents on multiple devices at all times.

How do I convert a Word to Google Doc without losing formatting? ›

Convert Files Automatically on Upload
  1. Click on the settings gear in the top-right corner and select Settings.
  2. Check the box for Convert uploaded files to Google Docs editor format and click Done.
11 Aug 2020

What can you do with Word that you can't do with Google Docs? ›

One area Word has Docs beat is PDFs. You can open PDFs in Word on your desktop, edit them, and then save them as PDFs again; you can't do this in Google Docs.

Why is Google Docs better than Word? ›

Google Docs allows users to make suggested edits to a document as well as edit the text directly. However, it does not have a smooth, easy-to-use track changes function that Word does. Google Docs' real advantage is the ability for multiple users to work on a document simultaneously, reflecting edits in real-time.

Is Google Docs or word online better? ›

Google Docs gives you access to all the documents through Google Drive as well. Collaboration works much better on Google Docs when compared to Word Online. Both word processing tools are compatible with various file formats.

Which is better Google Docs or Excel? ›

In the case of Excel vs. Google Sheets, both the softwares are great in terms of its core features. If your business requires some serious calculations, then Excel is a better application for you. If you want to collaborate on your spreadsheet, then Google Sheets is your best option.

Is word easier than Excel? ›

One can easily learn and word with MS word. MS excel is a little bit of complex software when using formulae and other advanced features.

How do I edit a Word doc in Google Docs? ›

To edit a document:
  1. On your computer, open a document in Google Docs.
  2. To select a word, double-click it or use your cursor to select the text you want to change.
  3. Start editing.
  4. To undo or redo an action, at the top, click Undo. or Redo. .

Can Google Docs track cheating? ›

Well, the answer is no. Google Classroom uses Google Forms to prepare quizzes and assessments, and the latter has no such functionality to track cheating. If schools or teachers wish to use a third party along with this platform, there are chances to track the cheating patterns.

How do you correct all errors in Word at once Google Docs? ›

Check spelling & grammar
  1. Open a document in Google Docs.
  2. In the top left, click Spell Check. . A box will open in the top right corner. To use a suggestion, click Change. To ignore a suggestion, click Ignore. To accept or ignore all suggestions, click More. Accept all or Ignore all.

How do you insert words into Google Docs? ›

Adding text boxes
  1. Click Insert, then select Drawing from the drop-down menu. The Drawing dialog box will appear.
  2. Click the Text box command.
  3. Click and drag in the drawing area to create the text box.
  4. Release the mouse, and a text box will appear. ...
  5. When you are satisfied, click Save & Close.

What are 3 advantages to using Google Docs? ›

What are the benefits of Google Docs?
  • It's fully compatible with Microsoft Word. ...
  • Add functionality with Google Chrome extensions. ...
  • Ease of collaboration. ...
  • Access your work from any device. ...
  • Automatic saving. ...
  • It's packed with helpful features. ...
  • It's free!
20 Jan 2021

Why is Microsoft Word the best? ›

Microsoft Word allows you to create simple word processing documents like letters and reports effortlessly, allowing you to add color and clip art. Writing in various fonts and sizes and using tables, borders & bullet formatting reduces tediousness and increases productivity.

What is the disadvantages of Google Docs? ›

The biggest drawback to Google Docs is the presentation program. It is not the strongest presentation program and, in my opinion, is not close to being equal to PowerPoint. Google Docs' presentation program does not have a variation of styles/themes, templates, charts/graphs, and slide transitions.

Is word safer than Google Docs? ›

Whether you're on-premise or on the cloud, MS Word beats Google Docs for security.

Is Google Docs hard to use? ›

Google Docs interface is very easy to go through and keeps it all in one “tab”. Depending on what you're looking in a word processor, you may go with Word for its advanced functions. For new users, Google Docs is a great start.

What is the difference between Google and Microsoft? ›

Google is an American Multinational tech-based company that basically focuses on Internet-based products and services. Microsoft is an American Multinational tech-based company that basically focuses on developing and selling PCs, computer-based products, software, and services.

Is Google Docs like Excel? ›

Google Sheets was built as a cloud-based alternative to Microsoft Excel, and all you need is a Google account. With it, you can sync and save every Google Sheets document automatically in Google Drive (cloud). This also means the files become accessible immediately from anywhere.

Is Learning Excel difficult? ›

The time it takes to learn Excel depends on many factors. Although most consider Excel a reasonably straightforward, easy-to-learn application, the process can be a bit more challenging for beginners who don't have prior experience working with spreadsheets or data.

Is Microsoft Word exam hard? ›

Microsoft certification exams are usually hard, really hard. They are generally not very fun to take. The exams dive into minutia, asking questions that people with years of experience can't answer. Every question is a trick question so they are pretty hard to guess at.

Is Excel a hard skill? ›

On the other hand, hard skills are those that are gained through hands-on experience, training, or education. Hard skills include things like accounting, Microsoft Excel, typing, copywriting, or computer programming.

Can you edit a document in Google Docs? ›

Locate your PDF within Google Drive, then right-click and select Open With > Google Docs. Edit your document. Once your file opens in Google Docs, you can now start to make edits.

Can Grammarly edit Google Docs? ›

If you use Chrome as your preferred browser, you can access Grammarly's full functionality in the Grammarly sidebar in Google Docs. To access Grammarly's suggestions, open an existing Google document or create a new one and click the G icon in the lower right corner of the browser window.

How do I make a Word doc editable? ›

Enable editing in your document
  1. Go to File > Info.
  2. Select Protect document.
  3. Select Enable Editing.

Can you import and convert Word documents to a Google Doc? ›

Import and convert existing files

If you have existing files, you can import and convert them to Docs, Sheets, or Slides. Go to Drive. File Upload. Choose the file you want to import from your computer to add it to Drive.

Why can't I edit my own document in Google Docs? ›

If you can't edit a file, a few things could be wrong: The file owner didn't give you permission to view the file. You're signed in to a different Google Account. Someone else with edit access removed your permission to edit.

How do I paste correct formatting in Google Docs? ›

Paste.
  1. On your computer, open a Google Docs, Sheets, or Slides file.
  2. Select the text, range of cells, or object you want to copy the format of.
  3. In the toolbar, click Paint format. . ...
  4. Select what you want to paste the formatting onto.
  5. The formatting will change to be the same as the formatting you copied.

How do I paste and match formatting? ›

Click where you want the text to appear, then do one of the following: Paste the text with its current formatting into a new paragraph: Choose Edit > Paste, or press Command-V on the keyboard. Paste and match the style of the text where you're pasting: Choose Edit > Paste and Match Style.

Can professors tell if you cheat online? ›

But, just as you would have a test proctor in a regular classroom during a test, there's technology that aids in online test proctoring to ensure students are not cheating. This is done through software that uses technology to scan your biometrics to ensure you are who you say you are.

Can professors see your Google Docs? ›

Welcome to the Google for Education forum! If the teacher has access to your Google Doc, she can go into the sharing permissions and see who it is shared with.

How do I correct all mistakes in word? ›

On the Tools menu, point to Spelling and Grammar, and then click Reset Ignored Words and Grammar. Word displays a warning about the operation resetting the spelling checker and the grammar checker. Click Yes to proceed. Click the Review tab, and then click Spelling & Grammar to check spelling and grammar.

How do I make words always auto correct? ›

Turn AutoCorrect on or off in Word
  1. Go to File > Options > Proofing and select AutoCorrect Options.
  2. On the AutoCorrect tab, select or clear Replace text as you type.

How do I remove grammatical mistakes in word? ›

Turn grammar checking off entirely
  1. Open the spelling and grammar options: In OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio, and Word: On the File menu, click Options, and then click Proofing. ...
  2. Clear the Mark grammar errors as you type and Check grammar with spelling check boxes.

How do you insert checkboxes in Google Docs? ›

Insert checkboxes
  1. On your computer, open a spreadsheet in Google Sheets.
  2. Select the cells you want to have checkboxes.
  3. In the menu at the top, click Insert. Checkbox.
  4. To remove checkboxes, select the checkboxes you want to remove and press Delete.

Is Google Docs or word better for college? ›

Professors don't accept Google Docs files. Professors generally only accept Office files (and, sometimes, Pages or Rich Text formats). This means that you will probably need Office anyway for your professor to be able to read your documents.

Do people still use Microsoft Word? ›

Word is one of the most widely used and familiar pieces of office software in the world. It has grown in power and complexity over the years, and its integration with Office 365 and Microsoft OneDrive makes it even more versatile for businesses, both large and small.

Is Google Docs good enough? ›

Google Docs provides strong collaboration and document-sharing features. Users can share a file with others using the generated link and can track changes in the documents as well. Another biggest pro of Google Docs is the fact that is free to use, which makes it a great solution for document management.

Is Microsoft Word free? ›

You can install Microsoft Word for Android and iOS, free of charge.

Which is better Google Drive or Docs? ›

Overall, Google Drive is an excellent solution for expanding storage and providing a sharing venue for documents and projects among multiple team members. Likewise, Google Docs is a versatile word processing format with some of the best sharing and collaboration capabilities you'll find.

Do college students use Google Docs or Microsoft Word? ›

The results are in: these students preferred Google by a long shot. Among our findings, students surveyed revealed the following preferences: Google Docs (86%) over Microsoft Word (14%) Google Slides (75%) over Microsoft PowerPoint (25%)

Can I use Google Docs for university? ›

Google Docs should not be used for personal data. This is because the University is the data controller of personal data you process as part of your job.

Is Google Docs good for studying? ›

Google Docs is a powerful online word processing system with useful features, many of which can be used productively in the classroom. Students have the opportunity to do collaborative work, get feedback in real time, share their documents on the web, and collaborate and brainstorm as a team.

Is Microsoft safer than Google? ›

In fact, Microsoft Edge is more secure than Google Chrome for your business on Windows. It has powerful, built-in defenses against phishing and malware and natively supports hardware isolation on Windows—there's no additional software required to achieve this secure baseline.

Is Google Drive Better than Microsoft Office? ›

Google Drive lets you access your files anywhere and on any device. It's important to note however that Microsoft 365 gives you the option to buy more storage on a per user basis, but Google Workspace doesn't — you have to upgrade your entire plan, which could work out rather expensive if you have a large team.

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5. Tutorial de índices en drive
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Author: Manual Maggio

Last Updated: 01/23/2023

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